Zwei wesentliche Faktoren für einen gelungenen Beschaffungsprozess sind die Geschwindigkeit und der Komfort. Ein Blick auf die B2B-Realität zeigt allerdings, dass vielerorts noch Prozesse vorherrschen, die aus einer nicht-digitalen Zeit stammen.

So muss sich ein Einkäufer häufig noch durch dicke Warenkataloge arbeiten oder durch Excel-Listen klicken, um die benötigten Produkte zusammenzusuchen.

Dann muss er Artikelnummern auf Bestelllisten übertragen und diese an den Großhändler faxen. Anschließend versucht er, seinen Kundenbetreuer zu erreichen, um am Telefon über Preise zu verhandeln und Lieferzeiten abzuklären.

Hält er dann endlich sein Angebot in den Händen, muss er es eventuell noch vom Abteilungsleiter abzeichnen lassen, bevor er die Ware endgültig bestellen kann. Passiert dann bei der Übertragung der Bestelldaten auch noch ein Fehler, ist von einem gelungenen Einkaufsprozess nicht mehr viel übrig.

Und das alles in einer Zeit, in der der gleiche Einkäufer privat mit einigen Klicks seinen neuen Tennisschläger konfigurieren, die dazu passenden Bälle aussuchen und gleich zusammen mit Schuhen und Tasche bestellen kann.

⮩ Dementsprechend steigt der Druck seitens der Geschäftskunden, den Einkaufsprozess zu digitalisieren und einen Webshop speziell für die B2B-Einkäufer anzubieten.

⮩ Im Webshop des Großhändlers Layer verhelfen dem Kunden ausgeklügelte Filtermögkichkeiten schnell zum von Ihm gesuchten Produkt

Zum individuellen Sortiment gehören natürlich auch individuelle Preise. Denn jeder Einkäufer verhandelt seine Einkaufskonditionen und die gilt es selbstverständlich auch im Webshop abzubilden.

Der große Vorteil der Online-Bestellung ist dabei, dass Preise automatisch an den jeweiligen Kunden angepasst und je nach Bestellmenge und -wert aktualisiert werden können. So liefert beispielsweise der B2B-Webshop des Großhändlers Layer sogenannte Anbruchpreise, wenn ein Kunde nur eine Teilmenge aus einem größeren Gebinde bestellt, etwa bei Schrauben.

Auch den Preis für zugeschnitte Ware, wie etwa Alufensterbänke zeigt der Shop sofort an.

Hinterlegt der Händler die für den jeweiligen Kunden geltende Rabattstaffel, wird auch dies bei der Online-Bestellung sofort sichtbar und berücksichtigt.

⮩ Damit entfällt die bisher übliche Praxis der Angebotserstellung und Nachverhandlung am Telefon.

Automatisch kalkulierte Preise:

⮩ Gibt der Kunde im B2B-Shop des Großhändlers Layer die gewünschte Länge der Fensterbänke ein, erscheint automatisch der individuelle Preis für das angeschnittene Material.

Ähnlich verhält es sich mit dem Genehmigungsverfahren: Hier legt der Kunde fest, wer bis zu welcher Summe Ware bestellen darf und welcher Vorgesetzte eine Bestellung mit größerem Volumen freigeben darf.

⮩ Ist ein solches Verfahren definiert, ist der gesamt Bestellprozess für den Kunden deutlich reibungsloser und schneller, da der jeweils zuständige Mitarbeiter automatisch vom Webshop benachrichtigt wird, dass eine Bestellung mit diesen Produkten von diesem Mitarbeiter zur Freigabe vorliegt.

⮩ Zudem kann er die Bestellung noch bearbeiten und dank seiner Legitimation über die ihm zugewiesen Rolle auch sofort und ohne Umwege freigeben.

⮩ Auf diese Weise lassen sich auch größere, abteilungsübergreifende Sammelbestellungen abwickeln, für die der Händler vielleicht Sonderkonditionen anbieten kann – natürlich automatisch und direkt im Webshop.

Gleichzeitig bekommt der jeweilige Kunde im B2B-Shop sein eigenes Kundenkonto, in dem er stets den aktuellen Stand seiner Bestellungen abrufen kann. So sieht der Kunde auf einen Blick, welche Waren verfügbar sind und wann sie geliefert werden.

⮩ Damit kann er seinem Kunden gegenüber verlässlich kommunizieren, etwa wann ein bestimmtes Ersatzteil eingebaut werden kann.

⮩ Zudem sind alle Rechnungen mit dem jeweiligen Fälligkeitsdatum hinterlegt, sodass sich die Buchhaltung stets über den aktuellen Stand informieren kann. Im Idealfall lassen sich die Rechnungen auch nahtlos in das Buchhaltungssystem des Kunden übertragen, sodass sie nicht mehr extra erfasst werden müssen.