Werden analoge Prozesse sauber in die digitale Welt übertragen, bringt das - nach einer anfänglichen Umstellungsphase - enormes Potenzial für Optimierungen mit sich. Mithilfe von Software automatisierte Prozesse werden schneller, schlanker, weniger personalintensiv - und zuverlässiger.

Ein Beispiel: Das erwähnte handschriftlich ausgefüllte Bestellformular per Fax. In einer analogen Welt muss ein Vertriebs-Mitarbeiter das Fax rechtzeitig vorfinden, entziffern können, fehlerfrei ins System übertragen, die individuellen Preise für den Kunden ausrechnen, die Bestellung auslösen und dem Kunden eine Bestätigung zurückfaxen. Der Prozess ist langsam, zeitlich aufwändig, bindet einen Mitarbeiter und bietet noch dazu an diversen Stellen Möglichkeiten für menschliche Fehler.

Durch das verbesserte Informationsangebot finden Kunden selbstständig alle nötigen Details zum gewünschten Produkt – und das hat für das verkaufende B2B-Unternehmen einen kostensparenden Nebeneffekt: Die Anrufe im Kundenservice werden spürbar reduziert. Auch die typische Frage nach der individuell vereinbarten Preisstruktur entfällt dank eines B2B-Shopsystems, das dem Kunden nach Log-In jederzeit seine individuellen Preise anzeigt, und zwar tagesaktuell.

Wird das Shopsystem zusätzlich mit der Warenwirtschaft verbunden, kann der Kunde im Online-Shop auch seinen Auftragsstatus einsehen – oder durch regelmäßige E-Mails über den Fortschritt des Auftrags informiert werden. Der mit Abstand häufigste Anrufanlass im Kundencenter – die Nachfrage „Wo bleibt meine Lieferung?“ – wird damit überflüssig, was die Arbeitslast der Kundenberater deutlich reduziert.

Welche Produkte laufen besonders gut, welche sind Ladenhüter? Welche Schnelldreher müssen in welchen Zyklen nachbestellt werden? Wie wirkt sich eine bestimmte Rabatt- oder Marketing-Aktion auf den Abverkauf aus? Wie entwickelt sich das Bestellverhalten einzelner Stammkunden im Laufe der Zeit? Um solche Fragen zu klären, mussten B2B-Unternehmer früher Informationen aus den verschiedensten Ecken zusammentragen, heute reichen ein paar Mausklicks in ihrer Analyse-Software.

Die detaillierte Datenanalyse ist eine der größten Stärken des E-Commerce – aber nur die wenigsten Online-Shops nutzen diese wirklich voll aus. Kluge Unternehmer können aus den vorhandenen Traffic-, Kunden-, Kauf-, Retouren- oder Service-Daten nahezu alles ablesen - und unternehmerische Entscheidungen an ihre Auswertungen anpassen. 

Damit ein Online-Shop sein volles Potenzial ausschöpfen kann, müssen die Produktdaten einwandfrei erfasst werden. Das zwingt Unternehme die den Schritt in den E-Commerce wagen dazu, ihre Produktdaten auf einen sauberen Stand zu bringen. Das führt zu einer Vereinheitlichung des Bildmaterials, zu einer Standardisierung in der Anzeige von technischen Eigenschaften und letztlich zu einem klareren Blick auf das eigene Sortiment.

Zugegeben, der Frühjahrsputz der Produktdaten ist keine sehr angenehme Aufgabe - aber eine, die sich für das gesamte Unternehmen auszahlt, nicht nur fürs Online-Geschäft.

Sind die Daten und Prozesse erst einmal ausreichend für den Einsatz im Online-Shop optimiert, kann man die gleiche Struktur auch nutzen, um Großkunden leichter zu bedienen. Diese können die gesäuberten Daten direkt in ihre Beschaffungslösungen integrieren und so ab sofort direkt per E-Procurement beim B2B-Unternehmen ihres Vertrauens bestellen.

Die gleichen Daten können andererseits auch Hersteller an ihre wichtigsten Händler weitergeben, die diese Daten dann wiederum nahtlos in ihre eigenen Online-Shops integrieren können. Auch eine Anbindung an B2B-Online-Marktplätze, die das Angebot mehrerer B2B-Anbieter bündeln, wird durch die für den Online-Vertrieb optimierten Daten erst möglich gemacht. 

Ein Online-Shop ist für B2B-Unternehmen ist eine große Chance, das gesamte Unternehmen einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung weiterzubringen. Klar ist dabei: Kaum ein B2B-Neueinsteiger, der seinen ersten Online-Shop aufsetzt, wird von Anfang an das gesamte Potenzial des neuen Kanals nutzen. Tatsächlich ist das Ganze meist eher "Work-in-progress". Man beginnt mit dem reinen Verkaufskanal und fängt dann nach und nach an, den wachsenden Datenschatz zu heben und für das gesamte Unternehmen nutzbar zu machen. 

Damit diese Strategie aufgeht, müssen B2B-Unternehmen allerdings auf die Skalierbarkeit ihres Shopsystems achten. Wer beispielsweise in den kommenden Jahren die Expansion in internationale Märkte plant, braucht ein Shopsystem, das mehrsprachige Shops abdecken kann. Wer die Beratung nach und nach ins Web verlagern will, sollte gleich zu Beginn ein Shopsystem auswählen, dass auch als Content Management System dient und beispielsweise ein Info-Blog oder Erklär-Videos integrieren kann.