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E-COMMERCE WISSEN.

Das perfekte Briefing.

Für Ihre B2B Agentur.

Wenn ein Unternehmen einen B2B-Shop aufbauen oder einen bestehenden neu aufstellen möchte, braucht es meist die Unterstützung einer Agentur dazu. Der Erfolg des Projekts hängt jedoch nicht nur von der Kompetenz der Agentur ab, sondern vor allem von der Zusammenarbeit mit dem Agenturpartner.

Grundlage für eine gute Zusammenarbeit ist eine offene und ehrliche Kommunikation mit klaren, präzisen Vorgaben. Je aussagekräftiger das Briefing an die Agentur ist, desto besser kann sie verstehen, was dem Unternehmen wichtig ist. Doch was muss die Agentur eigentlich wissen? Und auf welche Fragen muss das Unternehmen eine Antwort haben?

Was zunächst klar sein muss

 

Ein Projekt wie der Aufbau eines B2B-Shops braucht ausreichend Zeit und ist nicht mal eben nebenher machbar.

 

Das beginnt mit einem sorgfältigen Briefing der Agentur:

⮩ Wer sich zu Beginn nicht ausreichend Gedanken über Ziele, Kunden und Funktionen seines Shops macht, legt sich selbst Stolpersteine in den Weg.

Schritt 1.

Alle Beteiligten an einen Tisch holen.

Am besten ist es, im Vorfeld bereits alle Beteiligten an einen Tisch zu holen.

Dazu gehören nicht nur die IT-Fachleute, die sich um den reibungslosen technischen Ablauf kümmern, sondern auch Außendienst- und Vertriebsmitarbeiter, die später im Kundenkontakt sind, Mitarbeiter aus dem Kundenservice, deren Wissen aus dem Feedback der Kunden wichtige Impulse setzen kann, oder auch Vertreter der Rechtsabteilung, die Input zur Einhaltung wichtiger gesetzlicher Vorgaben liefern können.

Ein Projekt-Team bilden, um die Entwicklung des B2B-Shops voranzutreiben 

⮩ Projektverantwortliche und Ansprechpartner für die Agentur benennen. Denn wenn die Agentur weiß, wen sie bei welcher Art von Fragen ansprechen kann, erleichtert und beschleunigt dies die Kommunikation.

Das Projekt-Team sollte sich dann gemeinsam mit der Geschäftsleitung und unterstützt durch die jeweiligen Fachabteilungen über eine Reihe wichtiger Fragen Gedanken machen. 

Schritt 2.

Strategische Fragen klären.

An erster Stelle steht die strategische Ausrichtung.

Hier gilt es zu klären, welche Ziele das Unternehmen mit seinem neuen B2B-Shop erreichen will. Sollen vor allem Neukunden gewonnen oder gezielt Bestandskunden bedient werden? Wie sieht die Zielgruppe genau aus? Soll der B2B-Shop für alle Nutzer offen sein oder nur für registrierte Kunden? Wie positioniert sich das Unternehmen im Markt? Wo steht es heute und wo möchte es in fünf Jahren stehen?

Wie soll der E-Commerce in die Marketing- und Vertriebsprozesse eingebunden werden? Wie sieht das Wettbewerbsumfeld aus und wo hat das Unternehmen Alleinstellungsmerkmale? Welchen Stellenwert sollen erklärende und ergänzende Inhalte im Shop haben?

Die Shops und Webseiten der Wettbewerber unter die Lupe zu nehmen

 

Was hat sich bereits als Standard durchgesetzt und was dürfen Einkäufer daher von einem Shop erwarten?

Außerdem zeigt es, wie sich die Wettbewerber positionieren, welche Lücken sie lassen und welche Nischen sie nicht bedienen – sprich, mit welchen Funktionen und Inhalten ein Unternehmen sich von der Konkurrenz abheben kann.

 

⮩ Ideen sammeln: Mögliche Features und Services, verschiedene Design-Varianten, Umgang mit Inhalten und die Präsentation der Produkte

 

Wer dabei auch mal über den Tellerrand schaut und sich auch mal durch die Shops anderer Branchen oder ausländische Anbieter klickt, hat die Chance, wertvolle Inspirationen  zu finden. Und es kann helfen, nach Shops Ausschau zu halten, die kürzlich eine Auszeichnung erhalten haben. 

JEDOCH LIEGEN DIE ANTWORTEN AUF DIE WICHTIGSTEN FRAGEN IM EIGENEN GESCHÄFTSMODEL

 

Um die Ziele zu präzisieren und möglichst konkret zu fassen, lohnt es sich, einen Schritt tiefer ins Detail zu gehen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass zwar wohlklingende, letztlich aber nichtssagende Formulierungen ein eher verwässertes Bild entstehen lassen statt eine klare Vision. 
 

Schritt 3.

Prozesse & nötige Daten überprüfen.

Dafür sollte das Projekt-Team einen kritischen Blick auf die bestehenden Prozesse werfen: Wie sieht der Marketing- und der Vertriebsprozess derzeit aus? Kann er optimiert werden und wenn ja, wie? Wie können Bedenken der betroffenen Mitarbeiter zerstreut werden? Gibt es Sonderfälle, die einen eigenen Prozess zur Folge haben? Welche IT-Systeme und -Lösungen sind an den Prozessen beteiligt? Funktioniert das Zusammenspiel der einzelnen IT-Bausteine? Welche Systeme sollen eventuell ausgetauscht und ergänzt werden und was soll damit genau erreicht werden?

Falls hier Unklarheiten bestehen, ist es wichtig, auch dies festzuhalten. Denn dann kann das Projekt-Team solche Fragen gemeinsam mit den Fachleuten der Agentur erörtern und beantworten, sodass am Ende eine gute Entscheidung getroffen werden kann.  

Auf das Sortiment und die Daten schauen

 

⮩ Welche Artikel sollen über den Shop verkauft werden? Muss das Sortiment erweitert werden? Gibt es Spezialartikel, die gesondert zu behandeln sind?

 

Auch ein Blick auf die Kundendaten ist wichtig.                                      

Hier ist wichtig zu analysieren, welche Kundendaten vorhanden sind und welche fehlen und wie sie eventuell ergänzt und aufbereitet werden können. Dafür es braucht eine Entscheidung, in welchem System die Kundendaten verarbeitet werden sollen, ob sie in den neuen B2B-Shop übernommen werden sollen und wenn ja, in welcher Form.

Ein weiterer Punkt betrifft die Inhalte, beispielsweise FAQs, Bedienungsanleitungen, Datenblätter, Produktfotos oder Erlärvideos.

 

Das Projekt-Team sollte sich im Klaren darüber sein, welche Inhalte bereits vorhanden sind, welche neuen Inhalte künftig unbedingt eingebunden werden sollen und wo diese herkommen sollen. 
 

Schritt 4.

Funktionale Anforderungen analysieren.

Darüber hinaus ist es wichtig, sich Gedanken über die funktionalen Anforderungen zu machen und zu überlegen, welche Funktionen etwa der Außendienst braucht. Vielleicht sind ja auch verschiedene Konfiguratoren nötig oder spezielle Suchfunktionen wie eine Seriennummernsuche. Wichtig ist hierbei, die Sichtweise des Kunden einzunehmen. Welche Funktionen wünscht er sich? Was erleichtert ihm das Leben und macht das Unternehmen dadurch zu einem unverzichtbaren Partner? 

Relaunch

Wenn ein bestehender B2B-Shop relauncht werden soll, empfiehlt es sich, genau zu analysieren, warum ein neuer Shop nötig ist. Macht eine veraltete Technologie den Relaunch nötig, ist es sinnvoll, genau zu analysieren, welche Macken der bestehende Shop hat und was den reibungslosen Ablauf stört.

Daneben muss das Team klären, ob wichtige Funktionen fehlen und welche Features oder Inhalte überflüssig sind und wegkönnen.

Schritt 5.

Zeit- & Budgetrahmen festlegen.

Zu guter Letzt muss das Projekt-Team eine klare Vorstellung vom Budget- und Zeitrahmen erarbeiten. Beides sollte realistisch sein: Natürlich ist die Idee verlockend, binnen weniger Wochen einen rundum perfekten Shop einzurichten – in der Praxis machbar ist es meist nicht. Bei den Zeitvorgaben spielen nicht nur die Kapazitäten der Agentur, sondern auch die im  eigenen Haus eine große Rolle.

In der Regel sind die Mitglieder des Projekt-Teams auch noch in das Tagesgeschäft eingebunden, so dass auch ihre Zeit begrenzt ist. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass Urlaub oder Krankheit das Entwicklungstempo für ein oder zwei Wochen deutlich bremsen können.

Realistisch bleiben

 

Ein realistischer Zeitplan mit verbindlichen Vorgaben hilft, die erfolgreich mit der Agentur zusammenzuarbeiten. Das gleiche gilt für das Budget: Wenn nur Mittel für einen VW Passat bereitstehen, kann kein Porsche angeschafft werden.

KLARE PRIORITÄTEN SETZEN

⮩ Was soll unbedingt umgesetzt werden und was muss auch gleich zum Start des Shops verfügbar sein?

Das dient auch als Basis, um gemeinsam mit der Agentur das Vorgehen bei der Entwicklung und Einrichtung des Shops abzustimmen. Nur wenn Zeitplan und Budget zu den technologischen und funktionellen Vorgaben für den Shop passen, kann das Projekt im vorgesehen Rahmen bleiben. 

Fazit.

Ein durchdachtes Briefing ist das A und O für die Zusammenarbeit mit der Agentur, denn sie ist auf den Input aus dem Unternehmen angewiesen.

Wenn das Unternehmen nicht weiß, wo es hin will, kann die Agentur es auch nicht wissen. Deswegen führen fehlen strategische Entscheidungen oder ungeklärte Fragen unweigerlich zu Verzögerungen im Projekt, oft auch zu Störungen in der Kommunikation und der Zusammenarbeit.

Wenn es Punkte gibt, die im Vorfeld nicht eindeutig zu klären sind, etwa weil im Unternehmen noch niemand über die nötige Erfahrung verfügt, sollte auch klar ausgedrückt werden. Dann können Agentur und Projekt-Team gemeinsam an einer Lösung arbeiten.

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