Eine weitere Stärke eines guten B2B-Shops ist ein ausgeklügeltes Rechte- und Rollen-Management, über das der Kunde seine internen Unternehmensprozesse abbilden kann. Beim Rollenmanagement legt er fest, welcher Mitarbeiter was darf. So darf beispielsweise ein Mitarbeiter einer Abteilung zwar nach Produkten recherchieren und diese auch vergleichen, aber keine Preise sehen. Der Einkäufer hingegen kann die Preise sehen, Konditionen aushandeln und Bestellungen tätigen. Der Geschäftsführung ist vorbehalten, Liefer- oder Rechnungsadressen zu ändern. Jeder Nutzer bekommt eine ihm persönlich zugewiesenen Rolle, so dass er – und nur er – auf die entsprechenden Funktionen zugreifen kann. Ähnlich verhält es sich mit Genehmigungsverfahren: Hier legt der Kunde fest, wer bis zu welcher Summe Ware bestellen darf und welcher Vorgesetzte eine Bestellung mit größerem Volumen freigeben darf.

Ist ein solches Verfahren definiert, ist der gesamte Bestellprozess für den Kunden deutlich reibungsloser und schneller, da der jeweils zuständige Mitarbeiter automatisch vom Online-Shop benachrichtigt wird, dass eine Bestellung mit diesen Produkten von diesem Mitarbeiter zur Freigabe vorliegt. Zudem kann er die Bestellung noch bearbeiten und dank seiner Legitimation über die ihm zugewiesenen Rolle auch sofort und ohne Umwege freigeben. Auf diese Weise lassen sich auch größere, abteilungsübergreifende Sammelbestellungen abwickeln - natürlich automatisch und direkt im Online-Shop. Gleichzeitig bekommt der jeweilige Kunde im B2B-Shop sein eigenes Kundenkonto, in dem er stets den aktuellen Stand seiner Bestellungen abrufen kann. So sieht der Kunde auf einen Blick, welche Waren verfügbar sind und wann sie geliefert werden. Damit kann er seinem Kunden gegenüber verlässlich kommunizieren, etwa wann ein bestimmtes Ersatzteil eingebaut werden kann.

Zudem sind alle Rechnungen mit dem jeweiligen Fälligkeitsdatum hinterlegt, sodass sich die Buchhaltung stets über den aktuellen Stand informieren kann.